Кызматкердин ишин кандайча документтештирүү керек

Мазмун

• Туура чечим кабыл алуу үчүн документтештирүү маанилүү
• Эмнеге сиз кызматкерлердин ишинин натыйжалуулугун документтештириш керек
• Документ эмне үчүн
• Кантип документтеш керек
• Кандай документтер керек
• Документация жана дүкөн кайда
• Төмөнкү сызык

Туура чечим кабыл алуу үчүн документтештирүү маанилүү

Адамдык ресурстар жана иш менен камсыз кылуу дүйнөсүндө, кызматкердин ишинин натыйжалары жөнүндө документтештирүү сиздин кызматкерлерди тартипке салуу, иштен четтетүү, акыйкат илгерилетүү, сыйлоо жана таануу жөндөмүңүздү төмөндөтөт.

Документтерди алуу менеджерлер жана персонал кызматкерлери үчүн абдан маанилүү, анткени сиз кызматкерлердин иш тарыхындагы бардык окуяларды - иштин оң жана терс окуяларын жазуу үчүн көп күч-аракет жумшашыңыз керек.

Бул жерде сиз менеджерлердин жана кадрлар кызматкерлеринин кызматкердин ишмердүүлүгүн кылдат документтештирүү үчүн керектүү нерселердин бардыгын таба аласыз.

Эмнеге сиз кызматкерлердин ишинин натыйжалуулугун документтештириш керек

• Документтер натыйжалуулук маселелери кызматкер менен өз убагында жана кыскача талкуулангандыгын тастыктайт.
• Убакыттын өтүшү менен кызматкердин өркүндөтүлүшү же иштин майнаптуулугу жогорулабаганы жөнүндө документтештирүү. Бул хронологиялык жана кызматкердин иш-аракеттерин, менеджердин иш-аракеттерин жана алар болуп өткөн окуяларды так сүрөттөө.
• Документтештирүү башкаруучулук чечимдерди, мисалы, кызматкерди тартипке салуу же жумуштан алуу сыяктуу жагымсыз иш-аракеттерди жасоого мүмкүндүк берген далилдерди берет.
• Документация кызматкер башка жарактуу кызматкерлерге караганда көтөрүлүүгө же мүмкүнчүлүк алууга татыктуу экендигин далилдейт.
• Документтер айлык акынын жогорулагандыгын, азайгандыгын же кызматкердин көтөрүлбөгөндүгүн тастыктаган далилдерди берет.
• Сотко кайрылган учурда толук жана кылдат документтер иш берүүчүнүн кызыкчылыктарын коргойт. Документтер менеджменттин ийгиликсиз кызматкерди жумуштан кетирүү аракеттерин колдойт. Ошондой эле, бул кызматкердин мыйзамсыз басмырлоо сыяктуу башка себептерден улам кызматынан бошотулгандыгын далилдей алат.

Документ эмне үчүн

Жетекчилер кызматкерлердин ишинин натыйжаларын, алгылыктуу салымдарды жана иштин майнаптуулугун документтештириши керек. Алар кызматкердин айтканын, айтканын жана менеджердин жолугушуу же сүйлөшүү маалында айткандарын так документтештириши керек.

Сүйлөшүү учурунда түзүлгөн келишимдерди, коюлган максаттарды, өркүндөтүлүүнү талап кылынган жана күтүлгөн нерселерди жана өркүндөтүү мөөнөттөрүн документтештириш керек. Документте жетекчи кызматкерге жардам берүү үчүн алган милдеттенмелери да камтылышы керек.

Кантип документтеш керек

Документтер кызматкер менен жолугушуу же сүйлөшүү маалында же андан кийин дароо жазылышы керек. Кызматкер менен болгон маектешүүнү окуя болгон күнү жазып алууну эч качан унутпаңыз. Кийинчерээк же кийинки күнгө чейин күтүү документтердин сапатына таасир этет, анткени ал сиздин эсиңизде.

Жетекчилердин кетирген эң жаман каталарынын бири - бул кызматкерлерге кеңеш берүү тарыхын зарылчылыкка жараша калыбына келтире алат деп ишенүү. Ар дайым татыктуу, өз убагында документтерди топтогон тажрыйбалуу эч бир кадр бир дагы жолу реконструкцияланган рекордго алданбайт. Эстутумдан кайра курган менеджерлер өз компаниялары үчүн керексиз жана кабыл алынгыс тобокелдиктерди алып келишет, анткени түзүлгөн тарых мүмкүн болгон сот ишинде калбайт.

Сиздин документтериңиз профессионалдуу, тыкан жана уюшкан көрүнүшү үчүн керек. Документти үчүнчү жакка болуп өткөн окуялардын тарыхы жөнүндө айтып жаткандай жазыңыз. Сиздин документтериңизди бир күнү ким окуй тургандыгын эч качан билбейсиз, андыктан анын профессионалдуулугун чагылдыргандыгын текшериңиз. (Коктейл салфеткасынын, конверттин же жабышчаак нотанын арты кесиптик документтерге дал келбейт.)

Эгерде кызматкер жаңы жумушка орношсо, же сиз ишканаңызда болсоңуз, анда документтериңиз жумушчунун жаңы менеджерине кайрылышы керек. Сиздин эс тутумуңуз жана кызматкердин жаңы жетекчисине маалымат берүү үчүн, ар бир документте кызматкердин аты-жөнүн, аты-жөнүн, кызмат ордун жана толук датасын жазышыңыз керек.

Документтерди фактылык, акыйкат, укуктук, объективдүү, толук жана ырааттуу жазыңыз. Пикирлерден алыс болуңуз (Майк тайгалак. Элис жалкоо. Том мага калп айтыптыр.), Атын атоо, редакциялоо (Жон - жонокой. Марк мамилеге байланыштуу көйгөйгө ээ.) Жана энбелгиси (Мэри жоопкерчиликсиз. Джордж команда эмес) оюнчу.).

Кызматкердин жүрүм-турумун чечмелөөгө аракет кылбаңыз. (Марша бул тапшырманы жактырбашы керек. Паула анын башына келип көрүнгөндөй көрүнөт.) Сын атоочтор жана тактоочтор (жай, жайбаракат, бактысыз, көңүлдүү, орой) сыяктуу сүрөттөөчү сөздөрдү аз колдонуңуз. Сиздин пикириңизди же чечмелегениңизди эмес, кызматкердин мүнөздүү жүрүм-турумун жана иш-аракеттерин көрсөтүңүз.

Кандай документтер керек

Документтерди кийинчерээк карап чыкканда, сүйлөшүүнүн так жазуусу талап кылынат. Фактыларга бекем карманып, айтканыңызды жана кызматкердин айткандарын жазыңыз. Документтериңиздин бир беткей экендигине жана фактылардын тууралыгын текшерип алыңыз. (Кандайдыр бир мүмкүн болгон укуктук жагдайда, документтештирилген окуялардын биринде ката кетсе, калган документтердин бардыгы шектелип калат.)

Акыры, кандайдыр бир келишимдерди, милдеттенмелерди, мөөнөттөрдү, жакшыртууларды, катталуу пункттарын жана эс тутумдан кетиши мүмкүн болгон башка маалыматтарды документтештириңиз. Түшүнбөстүк болуп калбашы үчүн, белгиленген мөөнөттөргө жана белгиленген мөөнөттөргө датаны жана убакытты белгилегениңизге ишениңиз.

Кадрлар бөлүмүнүн иш кагаздарын жүргүзүү саясатын билип алыңыз, ал кандай документтерди кызматкердин кадрдык иш кагазына жайгаштырууну талап кылат, дисциплинардык иш-аракеттердин бардык документтери сөзсүз түрдө кошулушу керек.

Документация жана дүкөн кайда

Кызматкерлер жөнүндө документтер купуя жана кызматкер үчүн купуя болгондуктан, кандайдыр бир документтер менеджер, HR жана мүмкүн болуучу кызматкердин кийинки менеджери үчүн купуя бойдон сакталышына кам көрүшүңүз керек. Ошентип, документтерди биргелешкен компьютер драйвына коюу сунушталбайт. Кол менен жазылган документтер жана менеджердин басылып чыккан документтери бек сакталып сакталат.

Төмөнкү сызык

Эгерде сиз ушул көрсөтмөлөргө баш ийсеңиз, кызматкерди тартипке салуу, жумуштан бошотуу же жумушка орношуу үчүн жумушка орноштуруу боюнча жардам сурап кайрылсаңыз, кадрлар маселени чечүүгө же кырдаалды жакшыртууга жардам берет. HR сизге документтештирүү, документ берүү, документ тапшыруу же алар сизге жардам бере албай турганда; Сиздин бардык базаларыңыз жаап турушу керек.

Эскерте кетүүчү нерсе, берилген маалымат автордук болсо дагы, анын тактыгы жана мыйзамдуулугу кепилденбейт. Сайт дүйнө жүзү боюнча аудитория тарабынан окулат жана ар кандай мамлекетте, ар кайсы мамлекетте жумушка орношуу боюнча мыйзамдар жана жоболор ар кандай. Сиздин юридикалык чечмелөөңүз жана чечимиңиз жайгашкан жериңизге туура келиши үчүн, юридикалык жардамга же Мамлекеттик, Федералдык же Эл аралык өкмөттүк ресурстарга кайрылыңыз. Бул маалымат жетекчиликке, идеяларга жана жардамга арналган.